Digitale Telefonassistenz

+++VERBESSERUNG UNSERER TELEFONISCHEN ERREICHBARKEIT: DIGITALE ASSISTENZ FÜR TELEFONANRUFE +++

Damit Sie uns deutlich besser telefonisch erreichen können, haben wir seit längerer Zeit unser Team um eine digitale Telefonassistenz "Tina" verstärkt, die während und außerhalb der Sprechstunden aktiv geschaltet ist und das Gespräch sofort annimmt. Das bedeutet ganz konkret: Sobald unser Praxisteam in der Praxis oder am Telefon beschäftigt sind, übernimmt unsere smarte Sprachassistenz das Telefonat. Anders als bei Warteschleifen von Hotlines kommt mal also immer durch.

Der Unterschied zum Anrufbeantworter: Die digitale Assistenz startet einen einfachen interaktiven Dialog, in dem das Gesagte in Text umgewandelt und automatisch in eine Tabelle eingetragen wird. Alle Anrufe werden dem Praxisteam übersichtlich und strukturiert dargestellt. Wenn eine Patientin z.B. ein Rezept möchte, kann sie das dort äußern. Dann schauen wir schnell in die Akte und antworten per SMS, wann das Rezept abgeholt werden kann. Die implementierte Software ermöglicht es uns effizient die einzelnen Anliegen zu bearbeiten und zügig zu beantworten  jedoch nur dann, wenn die im Dialog gestellten Fragen von Ihnen auch beantwortet wurden (Anliegen/Nachricht, Name, Geburtsdatum & Krankenversicherung). Bitte bleiben Sie bis zum Ende des Dialogs in der Leitung. Danke!

Zwar gibt es nicht sofort eine Antwort, aber man kann sein Anliegen loswerden, dass dann auch bearbeitet wird. Im Anschluss erhalten Sie per SMS oder Rückruf eine Rückmeldung vom Team.

Geben Sie sich also einen Ruck und beantworten Sie einmal die gestellten Fragen von Tina. Danach müssen Sie nur noch auf unsere garantierte Rückmeldung warten. Das spart Ihnen Zeit, die Sie ansonsten für die unnötige Wahlwiederholung verschwenden. Auch eine zusätzliche Email mit dem gleichen Anliegen ist nach der Beantwortung der Fragen nicht notwendig und verursacht lediglich Mehraufwand beim Praxisteam.

Mit der Nutzung dieser modernen Technologie auf der Basis von künstlicher Intelligenz erhoffen wir uns die Verbesserung des Service für unsere Patient/innen und gleichermassen auch eine Entlastung des Praxisteams: Einerseits können so von Ihnen Terminwünsche, Wiederholungsrezepte, Terminabsagen, etc. per Telefon platziert werden – es gibt kein „besetzt“ oder „Durchklingeln“, kein unnötiges Warten. Gleichzeitig kann sich unser Praxisteam auf die Patient/innen vor Ort in der Praxis konzentrieren und dann nach und nach die strukturiert erfassten telefonischen Anfragen abarbeiten, sobald sich im Praxisablauf eine entsprechende Lücke bietet, oder wenn die reguläre Sprechstunde beendet ist.

Die digitale Telefonassistentin soll für unsere Praxis eine große Unterstützung und Entlastung zum „normalen“ Praxisalltag werden! Daher möchten wir Sie auch dazu ermuntern, diese neue Möglichkeit der Kommunikation mit unserer Praxis zu nutzen um uns die Arbeit zu erleichtern. Wir erhoffen uns durch den Einsatz "Mehr Zeit für Medizin".

Gerne können Sie uns Feedback dazu geben, wie Ihre Erfahrungen mit dem System sind – dies hilft uns dabei, weitere Verbesserungen zu etablieren. Wir sind schon sehr gespannt, was Sie davon halten, vielleicht künftig bei Ihrem Anruf zu hören: „Hallo, ich bin TIna - die digitale Assistentin der Frauenarztpraxis Dr. van der Grinten. (…)…“

FAQ | HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

1. Was kann ich alles mit "Tina" machen? Es ist ganz einfach. Sagen Sie Tina warum Sie anrufen. Gerne in ganzen Sätzen, aber auch ein Stichwort würde schon reichen wie z.B. Neuer Termin, Terminabsage, Rezept, Überweisung, Befund, Positiver Schwangerschaftstest usw.  Je nach Thematik werden noch für uns wichtige Zusatzinformationen abgefragt. Alles was Sie sagen geht nicht "verloren". Wir können es direkt über unsere Software abrufen und Ihnen anschließend zielführend per Rückruf oder SMS antworten. Bitte vergessen Sie dafür Ihre persönlichen Daten im letzten Schritt nicht - fertig.
2. Wie lange dauert es bis zu einem Rückmeldung? Haben Sie die Ihnen gestellten Fragen halbwegs beantwortet, so melden uns sobald wie möglich per Telefon oder SMS bei Ihnen. Bei der Abarbeitung der Anrufe versuchen wir diese nach Anrufdringlichkeit zu priorisieren: So kann es natürlich sein, dass eine telefonische Terminanfrage oder -absage erst später am Tag von uns bearbeitet wird oder wir eine Befundanfrage erst nach Rücksprache mit den Ärzten abschließend bearbeiten. Bitte nehmen Sie von doppelter Kontaktaufnahme auch über andere Kanäle Abstand (d.h. erneuter Anrufe nach kürzester Zeit oder eine zusätzliche Email zu Ihrem Anliegen). 
3. Wie erfolgt die Rückmeldung an mich?  Unser Praxisteam sieht in Echtzeit alle Anrufe in einer modernen webbasierten Applikation und wird per SMS oder Rückruf schnellstmöglich antworten.
4. Ich habe einen Rückruf von Ihnen erhalten, konnte aber nicht ans Telefon gehen. Soll ich nochmal auf mit "Tina" sprechen? Wenn wir Sie beim ersten Rückruf nicht erreichen, so versuchen wir es im Laufe des Tages nochmal
5. Wie funktioniert die Terminvereinbarung?  Neue Termine können Sie weiterhin schnell und einfach über unsere Online-Terminvergabe buchen: TERMIN DIREKT BUCHEN. Wünschen Sie dennoch einen telefonische Terminabstimmung, so hinterlassen Sie uns einen Terminwunsch/ein Zeitfenster und wir rufen Sie baldmöglichst zurück, um einen Termin zu vereinbaren!
6. Wann kann ich die bestellten Rezepte oder Überweisungen abholen?  Das Rezept/die Überweisung kann am nächsten Werktag zu den Sprechzeiten abgeholt werden!
7. Was muss ich machen, wenn ich dringend mit dem Ärzte-Team sprechen möchte oder es sich um einen Notfall handelt?  In lebensbedrohlichen Fällen rufen Sie bitte direkt den Rettungsdienst unter der Telefonnummer 112! Ansonsten warten Sie bitte, bis sich unser Praxisteam bei Ihnen meldet.
8. Was soll ich machen, wenn ich mich versprochen habe?  Wiederholen Sie Ihre Nachricht mit dem Vermerk, dass Sie schon eine Nachricht hinterlassen haben, sich aber versprochen haben!

Aaron.ai wurde von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung unter dem Projekt KBV-Zukunftspraxis ausgezeichnet.